Analytický režim v seznamech v Business Centralu

Business Central již nějakou dobu nabízí zajímavou funkcionalitu, která umožňuje analyzovat různé tabulky přímo v prostředí Business Central. Není tedy potřeba data nejdříve exportovat do Excelu, aby se s nimi mohlo pracovat, což významně usnadní práci. V tomto článku se blíže podíváme na to, jak to přesně funguje.

Co přesně je tenhle režim analýzy v Business Central?

Režim analýzy umožňuje pracovat s daty podobným způsobem, jako když pracujeme s kontingenční tabulkou v Excelu. Pomocí filtrů lze specifikovat, která data chceme analyzovat. Velkou výhodou je, že lze data předfiltrovat ještě před vstupem do analytického režimu. Pak pracujeme už jen s užším výběrem dat, které můžeme dále filtrovat. Tento postup může výrazně urychlit zpracování velkého množství dat.

Jak to celé funguje?

Do režimu analýzy vstoupíme přes ikonu [], kterou nalezneme v panelu akcí na většině seznamů v Business Central, jinak řečeno všude tam, kde se nachází více informací, které je možné seskupit podle určitých kritérií. Přes podobnou ikonu [ ] pak z tohoto režimu i vystoupíme.

Při zapnutí je automaticky vytvořena nová karta analýzy s názvem “Analýza 1”, kterou můžeme posléze přejmenovat. To provedeme kliknutím pravého tlačíka myši na zobáček, který se nachází vedle názvu analýzy.

Tímto otevřeme menu, které nabízí možnosti, co s vybranou kartou analýzy dále dělat. V tomto případě vybereme možnost „Přejmenovat“.

Vedle přejmenování zde nalezneme i další možnosti, jako je například duplikování karty, což nám umožňuje jít více do různých detailů v rámci jedné a té samé analýzy. Případně vybranou analýzu můžeme smazat, pokud ji již nepotřebujeme. A dokonce můžeme smazat všechny existující analýzy v rámci daného seznamu jedním klikem na “Odstranit vše”.

Při výstupu z režimu analýzy je analýza uložena, takže po návratu vše nalezneme v takovém stavu, v jakém jsme to zanechali.

Máme na výběr několik způsobů, jak podchytit zpracování vybraných dat na nově vytvořené kartě analýzy:

Filtraci aplikujeme přímo na jednotlivých sloupcích. Vše se děje kliknutím na tři vodorovné čárky, které se objeví, když najedeme myší na název sloupce.

Rozkliknutím [ ] se nám otevře několik možností pro zobrazení vybraného sloupce, případně všech sloupců.

Rozkliknutím [ ] se nám nabídne možnost nafiltrovat vybraný sloupec.

Pomocí ikony [ ] můžeme přidat nebo odebrat sloupce.

Pokud nechceme aplikovat filtrování postupně na jednotlivých sloupcích, můžeme využít nastavení pro sloupce a filtrace, které nalezneme v pravé části stránky.

V části pro sloupce se můžeme přepnout rovnou do režimu souhrnů (1.), kde si rovnou zobrazíme součty všech sloupců, které mají číselné hodnoty; můžeme přidávat nebo odebírat pole, které chceme v analýze vidět (2.); ve skupinách řádků nadefinujeme hlavní kritéria analýzy (3.) a v poslední části nadefinujeme, se kterými hodnotami chceme pracovat a co s nimi chceme dělat.

V části pro filtry nastavujeme filtrování na jednotlivých polích. Seznam polí se nabízí podle seřazení polí v analýze. Po kliknutí na název pole se zobrazí možnosti filtrování v rámci daného pole. Filtry lze nastavit na všech polích, která máme k dispozici na dané tabulce, i když se v analýze pole nezobrazuje a je skryté.

Využití Copilota pro vytvoření analýzy

Nově je možné pro vytvoření analýzy využít funkci Copilota, kde slovně nadefinujeme, podle jakých kritérií pořebujeme vybraná data analyzovat. Funkci lze využít v různých jazycích. Pokud ale chceme mít jistotu, že filtrování se provede přesně dle našeho zadání, je lepší definovat naše podmínky v anglickém jazyce. Funkci spustíme přes ikonu [], kterou opět nalezneme v panelu akcí.

Výběrem možnosti „Vytvořit novou analýzu“ již rovnou otevřeme dialogové okno, kde se rozepíšeme, co a jak potřebujeme v analýze vyfiltrovat.

Po spuštění akce „Generovat“ systém založí novou kartu analýzy a pojmenuje ji dle zadaného filtru. V našem příkladu se analýza jmenuje „Zákazníci se saldem > 100000“. A jak je z následujícího obrázku vidět, systém seskupil zákazníky dle „Kód země/oblasti“.

Pokud rozklikneme jednotlivé kódy vyfiltrovaných zemí, uvidíme seznam zákazníků, které v dané zemi splňují podmínku „saldo > 100000“.

Pokud by uživatel nevěděl, jak přesně specifikovat podmínky pro vytvoření analýzy, lze využít tzv. rychlého průvodce a jeho přednastavených možností. Uživatel si v takovém případě navolí přednastavenou textaci, do které doplní potřebné detaily.

Pokud funkci Copilot chceme používat častěji a nechceme ztrácet čas klikáním na ikonu pro funkci Copilot, můžeme si v menu zvolit „Zobrazit na stránce“ a tím tak připneme výzvu Copilot na všechny stránky, kde je k dispozici možnost analytického režimu.

Výzva se následně zobrazuje v dolní části stránky. Pak nemusíme hledat potřebnou ikonu v panelu akcí, ale rovnou na vybrané stránce využijeme připnuté výzvy.

Nasdílení analýzy s jinými uživateli

Analýza je k dispozici pouze uživateli, který ji vytvořil. Ovšem některé analýzy potřebujeme sdílet s kolegy. Existuje tedy nějaký způsob, jak analýzu sdílet, aniž bychom museli nejdříve analýzy exportovat do excelu? Ano, existuje. V menu vybrané analýzy se nabízí možnost „Kopírovat odkaz”.

Je ovšem potřeba respektovat určitá pravidla, pokud chceme, aby se to kolegům zobrazilo tak, jak jsme si to vše v naší analýza nastavili a nafiltrovali.

Data se nesmí předfiltrovat před samotným vytvořením analýzy. Tedy veškeré filtry se musí nastavit až v analytickém módu.

Pokud existuje více společností, je potřeba nastavit při kopírování odkazu, z jaké společnosti je analýza vytvořena. Další možností je pak využít možnosti bez určení společnosti.

Pokud nechceme uvést, z jaké společnosti to je vytvořené, tak to vytvoříme bez určení společnosti.

Uživatel je pak při otevření zkopírovaného odkazu vyzván, v jaké společnosti chce analýzu otevřít.

Uživatel si může již při otevírání sdíleného odkazu rozhodnout, zda si ponechá sdílený název analýzy nebo si ji pojmenovat dle svého uvážení.

Je potřeba, aby ve vybrané společnosti, ve které se analýza otevírá, byla na stránce vytažena/viditelná všechna pole, která byla v původní analýze použita. Jinak se sice analýza otevře, ale uživatel přijde o veškeré nastavené filtry. Pokud jsou ale ve vybrané společnosti všechna potřebná pole použita/vytažena, tak se analýza otevře v přesném nastavení jako v původní analýze. Kromě dat ovšem, která se budou lišit.