Když „víme jak to chceme“ nestačí: příběh z reimplementace Business Central

Reimplementace ERP systému je vždy příležitost. Příležitost zjednodušit procesy, odstranit historické nánosy a posunout firmu dál. Jeden z našich projektů přechodu z Navisionu na Business Central ale ukázal, že bez správných lidí u stolu se tahle příležitost může snadno proměnit v drahou slepou uličku.

Na začátku to vypadalo jednoduše. Vedení mělo jasnou představu: „Key useři nebudou. Jen by do toho moc mluvili. My víme, jak procesy fungují a co je potřeba doladit.“
I přes naše doporučení zapojit klíčové uživatele byl management zpočátku neoblomný.

Projekt se tedy rozjel podle zadání shora.

První náznaky problému

I když jsme neměli key usery oficiálně zapojené, tlačili jsme alespoň na školení koncových uživatelů. Chtěli jsme jim ukázat připravované řešení a získat zpětnou vazbu.

A právě tady přišlo první překvapení.

Během školení se ukázalo, že procesy, ze kterých jsme vycházeli, sice nejsou úplně špatně… ale jsou zastaralé. Vycházely z původní implementace před lety. Jenže od té doby se firma posunula, procesy se přirozeně vyvinuly a často i výrazně zefektivnily.

Jinými slovy – začali jsme znovu objevovat kolo.

Ještě větší problém pod povrchem

Když jsme s uživateli prošli i další plánované oblasti vývoje, situace se ještě víc vyjasnila:

• Některé části, které byly naplánované pro go-live, se dnes už téměř nepoužívají
• Jiné agendy se řeší jednou ročně a nevyžadují žádné zásadní úpravy
• A naopak – klíčové procesy, které lidé používají každý den a kde tráví hodiny ruční prací, zůstaly prakticky beze změny

Tohle byl zásadní moment. Projekt byl sice „správně“ podle zadání, ale úplně mimo realitu každodenního fungování firmy.

Změna přístupu

S těmito poznatky jsme šli zpět za vedením.

A tentokrát už byla reakce jiná.

Management si uvědomil, že i když má strategický přehled, detaily každodenní práce už nemá tak pevně v rukou. Společně jsme se proto shodli na zapojení key userů – lidí, kteří agendy skutečně žijí každý den.

Druhý pokus – tentokrát správně

S nově jmenovanými key usery jsme přepracovali návrh řešení:

• Přehodnotili jsme priority
• Vyřadili nepotřebné oblasti
• Zaměřili se na procesy s největším dopadem
• Navrhli automatizace tam, kde skutečně dávají smysl

Výsledkem byl nový koncept, který dával smysl jak vedení, tak běžným uživatelům.

A co bylo možná nejzajímavější – celá implementace nakonec vyšla levněji, než byl původní plán. Ne proto, že bychom „šetřili“, ale protože jsme přestali investovat do věcí, které neměly reálnou hodnotu.

Když se potká strategie s realitou: role key userů v projektu

Tahle implementace nám znovu potvrdila jednu věc: podcenění key userů se téměř vždy vrátí. A často velmi draze.

Key user totiž není jen „zkušenější uživatel“. Je to člověk, který danou agendu opravdu žije – každý den. Nemusí nutně všechno dělat vlastníma rukama, ale pokud s agendou přímo nepracuje, měl by mít velmi dobrý přehled o tom, kdo ano – a umět si k tématu přizvat ty nejrelevantnější lidi z týmu. Zná detaily, které se do žádné dokumentace nikdy nedostanou, rozumí tomu, co je v procesu skutečně důležité, a dokáže odlišit reálný problém od teoretického. Právě díky tomu umí říct, kde má automatizace smysl a kde by naopak jen přidala zbytečnou složitost.

Zároveň ale neplatí, že by key useři měli nahrazovat roli vedení. To je naopak pro úspěch projektu klíčové – určuje směr, priority a dává projektu váhu. Bez něj by se změny prosazovaly jen velmi těžko. Ideální stav ale vzniká ve chvíli, kdy se tyto dva pohledy propojí.

Vedení přináší strategii a rozhodnutí.
Key useři přinášejí realitu každodenní práce.

A právě v tomhle spojení vzniká řešení, které nejen dobře vypadá na papíře, ale hlavně funguje v praxi.

Pokud bychom si z toho měli odnést jednu věc, pak je to jednoduché:
ERP systém nemá odrážet, jak si myslíme, že firma funguje.

Má odrážet, jak funguje doopravdy – a to bez lidí z provozu jednoduše nevymyslíte.