Mám za sebou víkendovou migraci zákazníka z Google Workspace do M365. Po těch desítkách předchozích projektů jsem si myslel, že už mě nic nemůže při migraci překvapit, ale opak je pravdou. Každý projekt je svým způsobem jedinečný. Tento zákazník měl email v Google dotažený k dokonalosti. Dalo by se říct, že mu email nahrazoval CRM. Používání štítků nebo sdílení schránek v takové míře jsem viděl poprvé. A právě migrace štítků je při přenosu obsahu schránek z Gmailu do Exchange Online oříšek. To, co se v Gmailu jeví jako složka je ve skutečnosti pouze příznak (label).  

Microsoft 365 v sobě obsahuje nástroj pro migraci Google Workspace obsahu do M365. Bohužel možnosti jeho customizace jsou velice omezené. Pro většinu menších projektů je jeho použití dostačující, ale pokud zákazník v Gmailu používá ve větší míře pravidla nebo právě štítky, nemáte s integrovaným nástrojem příliš mnoho možností. Migrátor v M365 udělá ze štítů složky a emaily označené štítkem přenese do těchto složek. Při označení emailu více štítky dojde k jeho duplikaci do více složek. Při častém použití více štítků u jednoho emailu se může stát, že původně 30 GB schránka nabobtná v Exchange po migraci i na více než dvojnásobek. A hned řešíte kapacitní problém, neboť standardní schránka s licencí Business Basic nebo Standard má kapacitu „jen“ 50 GB.

Migrační nástroje naštěstí nabízejí další možnosti, jak se se štítky vypořádat. Buď je můžete při migraci úplně ignorovat, nebo si vyfiltrovat jen ty, které jsou pro vás důležité, případně říci, že se štítky místo do složek přemigrují do kategorií, které se přiřadí k jednotlivým emailovým zprávám. Zvláště nový Outlook a Outlook ve webovém prohlížeči umí s kategoriemi pracovat podobně, jako Gmail se štítky. Na základě kategorií lze samozřejmě též zprávy vyhledávat a filtrovat. 

Proto při migraci obsahu do Microsoft 365 je důležité zvolit správný migrační nástroj, který nám pomůže přenést data a dokumenty efektivně a spolehlivě. Existuje mnoho různých migračních nástrojů dostupných na trhu, ale v tomto článku se zaměříme na výhody používání jednoho migračního nástroje, který dobře známe, místo více různých nástrojů. Zjistíme, proč je jednoduchost a efektivita klíčová při přechodu na Microsoft 365. 

Snížení složitosti: Použití jednoho migračního nástroje místo několika různých nástrojů snižuje složitost celého migračního procesu. Znalost jednoho nástroje znamená, že nemusíme trávit čas na seznamování se s různými uživatelskými rozhraními, nastavením a konfigurací. Jednoduchost a konzistence přispívají k plynulému a bezproblémovému průběhu migrace. 

Snížení nákladů a šetření času: Používání jednoho migračního nástroje umožňuje šetřit náklady a čas. Investování do jednoho spolehlivého a vysoce funkčního nástroje je často levnější než pořizování a udržování několika různých nástrojů. Zároveň se snižuje potřeba školení zaměstnanců na různé migrační nástroje, což vede ke snížení nákladů a zvýšení produktivity. 

Jednoduchá správa a podpora: Používání jednoho migračního nástroje zjednodušuje správu a podporu. Administrátoři IT oddělení mají menší zátěž při správě a údržbě jednoho nástroje, což vede k rychlejšímu vyřešení případných problémů a aktualizací. Navíc, pokud je potřeba technická podpora, je snazší komunikovat s jedním poskytovatelem než s více různými dodavateli nástrojů. 

Větší kompatibilita a integrovanost: Používání jednoho migračního nástroje, který dobře známe, nám umožňuje dosáhnout lepší kompatibility a integrovanosti s Microsoft 365. Spolehlivý migrační nástroj, který je aktualizován a vyvíjen s ohledem na nové verze Microsoft 365, zajistí bezproblémovou migraci a minimalizuje riziko ztráty dat nebo poruchy funkcionality. 

Konzistentní výsledky a bezpečnost: Použití jednoho migračního nástroje zajišťuje konzistentní výsledky při migraci obsahu. S více různými nástroji mohou nastat rozdíly v přenosu dat a dokumentů, což může vést k nekonzistenci a ztrátě informací. Zároveň se snižuje riziko zranitelnosti a bezpečnostních hrozeb, protože používání méně nástrojů snižuje povrchovou útokovou plochu. 

Závěr

Používání jednoho migračního nástroje, který dobře známe, přináší mnoho výhod při migraci obsahu do Microsoft 365. Jednoduchost, efektivita, snížené složitosti, šetření nákladů a času, lepší správa a podpora, větší kompatibilita, konzistentní výsledky a bezpečnost jsou klíčové faktory, které hovoří ve prospěch jednoho migračního nástroje. Při výběru migračního nástroje je důležité zvážit tyto faktory a zvolit nástroj, který bude nejlépe odpovídat potřebám vaší organizace a zjednoduší přechod na Microsoft 365. 

Jaký nástroj jsme nakonec vybrali? Zeptejte se nás. Rádi vám poradíme.