Novinky v D365 Business Central: Nové funkce v modulu Projektů 

Za poslední rok došlo v modulu projektů v Business Central k hodně změnám. Nejvíce změn přibylo na jaře 2024 ve verzi v24, ovšem ani podzimní v25 v novinkách nezaostává. V tomto článku si jednotlivé změny blíže představíme. 

Vybrané novinky v první vlně 2024

Nejdříve se pojďme podívat na Business Central v24 (2024 release Wave 1). I když by se dalo říct, že to již novinky nejsou, protože se bavíme o začátku roku 2024, novinek v této verzi bylo představeno hodně, a tak si je pojďme blíže představit.

Archivace projektů 

Nyní lze už archivovat různé fáze projektu, což nám dává možnost vrátit se do určitého momentu v historii projektu, pokud se projekt neubírá tím správným směrem.  

Projekty se automaticky archivují vždy, když se aktivuje jeden z následujících spouštěcích mechanismů: 

• Když se změní stav dokumentu nebo dojde k jeho smazání 
• Dojde k vytištění dokumentu, k jeho stažení nebo odeslání emailem 
• Zaúčtuje se faktura 

Zda se projekty mají nebo nemají automaticky archivovat, nastavíme dle našich preferencí v „Nastavení projektů“ v záložce „Archivace“, kde máme k dispozici 3 možnosti – Nikdy, Dotaz a Vždy. Jak již bylo zmíněno výše, díky archivaci se můžeme vrátit v čase do určitého momentu v projektu. Nutno zmínit, že pro využití obnovy archivovaného projektu musí existovat originální projekt a zároveň nesmí být zaúčtován. Jelikož v případě velkého množství existujících projektů je velká pravděpodobnost, že naroste i množství archivovaných verzí různých projektů, archivované projekty byly přidány do seznamu tabulek „Zásady uchovávání informací“. Na závěr je potřeba zmínit, že archivované projekty nemají k dispozici statistiku a nejsou zde zachovány ani dimenze. V případě obnovení projektu z archivované verze pak systém použije výchozí dimenze. 

Pro detailnější informace lze navštívit Archive projects | Microsoft Learn.

Výchozí lokace pro projekty 

Nově lze na projektu nastavit výchozí kód lokace a přihrádky. Tyto informace lze nastavit na několika místech: 

• Na kartě projektu obě pole nalezneme v záložce „Účtování“. Pokud si dáme tu práci a nejdříve na kartě lokace nastavíme přihrádku v poli „Kód přihrádky projektu“ (nalezneme na kartě lokace v záložce „Přihrádky“), přihrádka se pak automaticky vyplní na kartě projektu při výběru dané lokace v záložce „Účtování“.  
• Pokud teprve potom začneme vytvářet úlohy pro daný projekt, lokace i přihrádka se automaticky vyplní do všech úloh projektu. Pro úlohy je potřeba přidat obě pole přes „Přizpůsobení“. Pakliže by později došlo ke změně lokace a přihrádky na projektu, tato změna se automaticky neprojeví na již existujících projektových úlohách a je nutné je změnit manuálně. 
• V řádcích plánování projektu se „Kód lokace“ a „Kód přihrádky“ automaticky vyplní pouze v případě, když se „Typ“ rovná „Zboží“ a zároveň „Číslo“ je vyplněné. Pokud potřebujeme využít jiné lokace a přihrádky, je možné obě hodnoty ručně změnit. V řádcích plánování projektu je také potřeby přidat obě pole přes „Přizpůsobit“. 

Pro podrobnější informace lze navštívit Define default location for project or project phase | Microsoft Learn.

Fakturace jednoho projektu více zákazníkům 

Pokud potřebujeme fakturovat jeden projekt více zákazníkům, Business Central umožňuje specifikovat „Číslo zákazníka“ a „Číslo plátce“ v rámci jednotlivých úloh projektu. Informace o zákazníkovi a plátci je k dispozici také na kartě úlohy projektu. Pokud bychom změnili jednu nebo druhou hodnotu přímo na kartě úlohy projektu a systém nám to dovolil, protože ještě neexistují žádné položky spojené s danou úlohou projektu, změna se propíše i do dané úlohy na kartě projektu. Jestliže chceme standardně vytvářet projekty, které se týkají více zákazníků, můžeme přímo v „Nastavení projektů“ změnit hodnotu v poli „Výchozí způsob fakturace úlohy“ z „Jeden zákazník“ na „Více zákazníků“. Hodnota se automaticky použije při dalším vytváření nových projektů. Je také možné změnit hodnotu pole „Výchozí metoda účtování NV“, kde máme na výběr z hodnot „Za projekt“ a „Za položku projektu“. Pokud jsou již na projektu vytvořené úlohy, tak změna výchozí metody účtování NV se již pro daný projekt neaktualizuje. 

Pro podrobnější informace lze navštívit Create projects you can invoice to multiple customers | Microsoft Learn.

Fakturace více projektů jednomu zákazníkovi 

Nyní můžeme v rámci jedné faktury fakturovat najednou více projektů. Podobně jako v prodeji nebo nákupu, kde můžeme vytvořit jednu fakturu pro více dodávek, je nejdříve nutné založit novou fakturu. Následně v menu pro řádky vybereme funkci „Získání řádků plánování projektu“, což nám dovolí vybrat všechny řádky plánování projektu, které chceme zákazníkovi fakturovat. Nyní již s fakturou a jejími řádky pracujeme jako s jakoukoliv jinou prodejní fakturou. Je třeba zmínit, že tato nová funkcionalita je určena pouze pro prodejní faktury. 

Pro podrobnější informace lze navštívit Invoice a customer for multiple projects | Microsoft Learn.

Montáž na zakázku pro projekty 

Pokud do řádků plánování vložíme zboží k montáži, Business Central automaticky vytváří řádky montáže na zakázku, na které se dostaneme rozkliknutím „…“, které nalezneme vedle množství v poli „Mn. k montáži“. Na samotnou montážní zakázku se pak dostaneme přes „Zobrazit doklad“. Tato nová funkcionalita propojuje řádky montáže na zakázku s řádky nově vytvořené montážní zakázky, která je pak automaticky rezervována pro vybraný projekt. Zároveň lze konstatovat, že celý proces se díky této funkcionalitě zjednodušil, protože došlo i k propojení se správou skladu.

U montáže na zakázku rozlišujeme tři typy skladových operací: 

• Žádná skladová manipulace – v tomto případě použijeme „deníky projektů“ pro zaúčtování skladových pohybů. 
• Vytvořit vyskladnění zásob – zde použijeme standardní vyskladnění zásob  
• Vytvořit skladový pohyb – zde je pak potřeba následně přes deníky projektu zaúčtovat spotřebu. 

Pro podrobnější informace lze navštívit Assemble to project | Microsoft Learn.

Zlepšení uživatelské vybavenosti projektů 

V rámci projektů došlo k několika zlepšením: 

1. V seznamu projektů je nyní k dispozici „Okno s fakty“ s detaily projektu. 
2. Do seznamu projektů lze nově přes „Přizpůsobit“ přidat pole „Číslo externího dokladu“ a „Vaše reference“. 

Pro podrobnější informace lze navšívit Usability improves for service and projects | Microsoft Learn.

Vybrané novinky ve druhé vlně 2024 

A teď se již soustřeďme na nejnovější změny, které byly představeny na podzim loňského roku v Business Central v25 (2024 wave 2):

Přidání rozšířeného textu do řádků plánování projektu 

Nejdříve je potřeba si připravit rozšířený text pro zboží či zdroj, který v projektu používáme. A pak je možné přidat rozšířený text jako další řádek do řádků plánování projektu. Tímto způsobem lze v řádcích plánování přidat rozšířené texty pro zboží, zdroje, standardní text a finanční účty. 

Více informací o dané možnosti lze nalézt na Add extended text to project planning lines | Microsoft Learn.

Doplnění zboží pro projekty 

V případě potřeby doplnění zboží pro určitý projekt je nyní možné objednat potřebné zboží přímo z karty projektu. Systém automaticky zkontroluje, které zboží v projektu není k dispozici na skladu a navrhne, pro které zboží je nutné objednat. Vytvořené nákupní objednávky je možné následně zkontrolovat a případně upravit před odesláním dodavatelům. Tímto způsobem lze předejít zpoždění při dodání projektu.  

Více informací o dané možnosti lze nalézt na Replenish items for projects | Microsoft Learn.

Použití skladů s řízeným naskladněním/vyskladněním v rámci projektů 

V projektech lze nyní využít složitější skladové operace, které pomohou zefektivnit řízení skladového toku. Takto lze organizovat a udržovat skladové zásoby, které souvisí s jednotlivými projekty. Ať už využijeme možnosti specifikovat výchozí kód lokace na kartě projektu nebo budeme zadávat lokaci přímo na jednotlivých řádcích plánování projektu, lze v obou případech použít i lokace/sklady s nutností vyskladnění/zaskladnění. 

Více informací o dané možnosti lze nalézt na Use directed put-away and pick warehouses with projects | Microsoft Learn.

Vylepšení použitelnosti v oblasti servisu a projektů 

Pro usnadnění či zrychlení procesů v rámci řízení servisu a projektů byly přidány na několik stránek nová pole a akce, jako např. na kartu projektu přibyla nová akce „Vytvoření prodejní faktury projektu“. Dále v seznamu projektů přibyly nové akce pro rychlejší přístup na „Montážní zakázky“, „Řádky zaskladnění/vyskladnění/přesunu“, „Zapsané řádky vyskladnění“, „NV projektu“. Vedle výše uvedených změn došlo i k přejmenování stránky „Project WIP“ na „Project WIP Cockpit“. 

Pro další informace ohledně tohoto vylepšení lze navštívit See improved usability for service and projects | Microsoft Learn.

Prodejní zálohy v projektech (v rámci CZ) 

V rámci české lokalizace lze vytvářet v projektech prodejní zálohy, kdy se vytvoří buď jen pro určitou úlohu projektu nebo rovnou pro celý projekt. Tím se ušetří čas, protože uživatelé nemusí vytvářet zálohy ručně. K propojení s projektem dochází při zadání čísla projektu do zálohové faktury a také zadáním čísla úlohy projektu do řádku zálohy. Jsou zde ovšem rozdíly v uplatnění záloh v projektu.

Více informací je k dispozici na Sales advance from the project – Czechia | Microsoft Learn.

Využití ad hoc analýzy u dlouhodobého majetku, projektů a servisu

Nyní lze využít ad hoc analýzu i pro zpracování transakcí týkajících se dlouhodobého majetku, projektů a servisu. Pro seskupování, shrnutí nebo analyzování potřebných dat již tedy není nutné spouštět klasickou sestavu. 

Více informací o dané možnosti lze nalézt na Do ad hoc analysis on fixed assets, projects, and services | Microsoft Learn.

Shrnutí

V rámci první i druhé vlny aktualizací na jaře i na podzim roku 2024 obdržely projekty v Business Central spoustu zajímavých změn: 

• Projekty lze nově archivovat.  
• V rámci projektu lze využít možnosti nastavení výchozí lokace a přihrádky. 
• Je možné vytvářet projekty, kde je zapojeno více zákazníků. Zároveň je možné fakturovat nedokončenou výrobu buď za projekt nebo za položku projektu. 
• Podobně jako u prodeje a nákupu lze nyní vytvářet jednu fakturu pro více projektů zákazníka. 
• Do projektů byla integrována nová funkcionalita „Montáže na zakázku“. 
• V řádcích plánování projektu je možné využít rozšířených textů. 
• Potřebné zboží je možné objednat přímo z karty projektu. 
• Lze využít skladů s řízeným vyskladněním a naskladněním. 
• Některé stránky byly vylepšeny přidáním nových akcí a polí, případně přejmenovány pro lepší orientaci. 
• V české lokalizaci lze přímo v projektech vytvářet prodejní zálohy. 
• Využití ad hoc analýzy bylo rozšířeno i pro dlouhodobý majetek, projekty a servis.