Novinky v D365 Business Central: Vyhledávání v datech společnosti

Úvod

V tomto článku si představíme jednu z novějších funkcí, která byla zavedena v aktualizaci Wave 1 2023 pro Business Central: Vyhledávání v datech společnosti. Tato nová funkce dělá vyhledávání záznamů společnosti snadnějším a efektivnějším než kdy dříve. Krok za krokem se podíváme na použití této funkce, a to včetně konkretních ukázek pro lepší pochopení. Ať už jste v Business Central noví, nebo zkušení uživatelé, tato funkce vám určitě zjednoduší váš proces vyhledávání.

Co je funkce „Vyhledávání v datech společnosti“?

Funkce „Vyhledávání v datech společnosti“ vám umožňuje použít jediný vyhledávací termín k nalezení informací napříč různými zdroji dat ve záznamech společnosti. Je to efektivní způsob, jak na jednom místě sledovat více záznamů — ať už hledáte údaje o zákaznících, vystavené faktury nebo záznamy hlavní knihy.

Funkce je stále v režimu Náhled, což znamená, že je Microsoftem stále vyvíjena a vylepšována na základě zpětné vazby od uživatelů. Můžete si tedy povšimnout některých změn při budoucím používání, kdy Microsoft bude pokračovat ve vývoji a optimalizaci této nové funkce.

Přístup na stránku Vyhledávání v datech společnosti

K Vyhledávání v datech společnosti se můžete dostat dvěma způsoby:

Kliknutím na odkaz: Přejděte na funkci z hlavního menu, což otevře stránku vyhledávání.
Použitím klávesové zkratky: Alternativně můžete využít klávesovou zkratku. Stačí stisknout Control + Alt + F1 odkudkoliv v Business Central a okamžitě se dostanete na stránku „Vyhledávání v datech společnosti“.

Screenshot 1: Přehled funkce „Vyhledávání v datech společnosti“ se zvýrazněným vyhledávacím panelem.

Použití zkratky či odkazu je dobrý způsob, jak ušetřit čas a plynule vyhledávat data, když už pracujete v platformě.

Jak používat funkci vyhledávání

Jakmile jste na stránce vyhledávání, uvidíte vyhledávací pole. Zadejte hledaný výraz, abyste našli příslušné záznamy v systému.

Pro tuto ukázku jsem použil termín „Adatum“, protože v demonstračním prostředí víme, že existuje zákazník s názvem „Adatum Corporation“.

Screenshot 2: Vyhledávací termín „Adatum“ napsaný do vyhledávacího pole.

Po stisknutí klávesy Enter se zobrazí výsledky rozdělené do různých sekcí: Kontakty, Vystavené prodejní faktury, Záznamy hlavní knihy, Zákazníci, Zákaznické položky hlavní knihy a Vystavené prodejní dobropisy. Toto rozdělení vám usnadní nalezení přesných dat, která hledáte.

Screenshot 3: Výsledky vyhledávání rozdělené podle kategorií, jako jsou Účtované prodejní faktury, Kontakty a Zákazníci.

Z výsledků můžete přímo kliknout na jakýkoli záznam, abyste jej otevřeli. Například jsem kliknul na vystavenou prodejní fakturu a ihned mě to přesměrovalo na daný dokument.

Screenshot 4a: Záznam účtované prodejní faktury otevřený přímo z výsledků vyhledávání.

Pokud máte více než tři výsledky, můžete kliknout na „Zobrazit všechny výsledky“, abyste viděli všechno, co odpovídá vašemu hledání.

Screenshot 4b: Záznam účtované prodejní faktury otevřený přímo z výsledků vyhledávání.

Rolemi řízené oblasti vyhledávání

Dostupné oblasti vyhledávání závisí na vaší roli v Business Central. Například v naší ukázce je naše role nastavena na „Obchodní ředitel ověřovací“, což je výchozí role pro demonstrační prostředí.

Screenshot 5: Stránka nastavení uživatelské role v Business Central.

Business Central určuje, které sady dat budou prohledávány, na základě role a oprávnění přiřazených této roli. Pokud chcete mít větší kontrolu nad tím, co vyhledáváte, můžete přizpůsobit, které tabulky a pole budou zahrnuty.

Přizpůsobení nastavení vyhledávání

Chcete-li více prozkoumat oblasti, které jsou prohledávány, klikněte na „Zobrazit tabulky pro vyhledávání“. Tím se zobrazí seznam tabulek, ve kterých je aktuálně vyhledávání povoleno. Tabulky uvedené zde jsou řízeny vaší přiřazenou rolí.

Například se zaměříme na Tabulku 20: Věcné položky (GL Entry Table) a můžeme vidět, že vyhledávání je ve výchozím nastavení povoleno pro určitá pole v této tabulce.

Screenshot 6a: Tabulka 20: Tabulka záznamů Věcné položky s povolenými poli pro vyhledávání.

Screenshot 6b: Tabulka 20: Tabulka záznamů Věcné položky s povolenými poli pro vyhledávání.

Pokud chcete vyhledávání dále přizpůsobit, můžete povolit nebo zakázat vyhledávání pro konkrétní pole v každé tabulce. Tato funkce je užitečná, pokud často hledáte konkrétní datové body, které nejsou ve výchozím nastavení zahrnuty.

Důležité: Povolení vyhledávání pro příliš mnoho polí může zpomalit výkon Business Central, zejména když vy nebo ostatní uživatelé provádíte více vyhledávání současně.

Přidání a odstranění tabulek z vyhledávání

Pokud potřebujete přidat více tabulek, klikněte na „Akce > Zobrazit všechny tabulky“. Tím se zobrazí seznam všech tabulek v Business Central, které mohou být zahrnuty do vašeho vyhledávání.

Například si můžeme přidat tabulku Slevy na faktury zákazníků (Customer Invoice Discount) a povolit vyhledávání pro pole jako „Kód“ a „Kód měny“. Jakmile byla tabulka přidána, je viditelná v našem nastavení vyhledávání.

Screenshot 7: Přidání tabulky „Slevy na faktury zákazníků“ a povolení pole „Kód měny“.

Abychom předešli problémům s výkonem, buďte opatrní při přidávání více tabulek. Pokud potřebujete změny vrátit, Business Central poskytuje tlačítko „Obnovit na výchozí“. Tato funkce odstraní všechny dodatečné tabulky a resetuje vše na výchozí konfiguraci.

Screenshot 8: Resetování konfigurace vyhledávání na výchozí nastavení.

Export výsledků vyhledávání

Jednou užitečnou funkcí, kterou je ještě dobré zmínit, je možnost exportovat výsledky vyhledávání do Excelu. Stejně jako u mnoha jiných stránek v Business Central můžete výsledky svého vyhledávání exportovat jedním kliknutím, což usnadňuje jejich sdílení nebo další analýzu.

Screenshot 9a: Výsledky vyhledávání exportované do Excelu.

Screenshot 9b: Výsledky vyhledávání exportované do Excelu.

Závěr

Funkce „Vyhledávání v datech společnosti“ je skvělým novým přírůstkem do Business Central, který uživatelům poskytuje rychlý a efektivní způsob nalezení záznamů v rámci jejich společnosti. I když je tato funkce stále v režimu Náhled (preview), už můžeme vidět, že se stane cenným nástrojem pro uživatele napříč různými rolemi.

Doufáme, že vám tento přehled nové funkcionality byl užitečný. Doporučujeme vám vyzkoušet tuto funkci a neváhejte si přizpůsobit její nastavení dle vašich potřeb. Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte se ozvat.