Zálohovat či nezálohovat data v Microsoft 365?

Otázku, jestli zálohovat data v Microsoft 365, si klade mnoho z nás, kteří jsme v pozici člověka zodpovědného za IT nebo celou organizaci a její bezproblémový chod. Zálohování dat většinou neřešíme do té doby, než dojde k potřebě dostat se z nějakého racionálního důvodu k historickým datům, a kdy zjistíme, že tato data už nejsou dostupná. Pak nastává okamžik, kdy si začínáme klást otázku ohledně zálohování a proč jsme nezačali zálohovat data dříve. 

Jaké mohou být důvody pro zálohování?

• Právní důvody – účetnictví, mzdové listy, evidenční listy důchodového pojištění 

• Soulad s předpisy a nařízeními – NIS2, DORA 

• Potřeba vrátit se k některým starším komunikacím, smlouvám, nabídkám 

• Úmyslně nebo omylem smazané e-maily, dokumenty a jejich obnova 

• Napadení malwarem, zašifrování dat a požadavek na výkupné pro jejich obnovu 

Co všechno a jak Microsoft zálohuje?

• E-maily – ve výchozím nastavení je možné udělat obnovu smazaných e-mailů ze strany správce systému po dobu 14 dnů, případně lze přenastavit na dobu 30 dnů. Detailní informace na stránkách Microsoftu.  

• OneDrive pro firmy – možnost obnovit soubory konkrétním uživatelem po dobu 30 dnů z koše první fáze a 93 dnů z koše druhé fáze. Zároveň lze obnovit kompletně OneDrive až 30 dní zpětně, nejedná se ale o obnovu konkrétního souboru, ale celého prostředí OneDrive pro firmy. Více o nastavení na stránkách Microsoftu.  

• SharePoint – možnost obnovit soubory uživatelem SharePointu po dobu 30 dnů z koše první fáze a 93 dnů z koše druhé fáze.  

• Soubory uložené v aplikaci Microsoft Teams jsou ve skutečnosti uloženy na SharePointu se stejným názvem, jako má konkrétní tým a na tyto soubory jsou aplikována stejná pravidla, jako na soubory uložené na SharePointu. Podrobné informace, jak fungují retenční politiky u zpráv v chatu a příspěvcích v kanálech je popsána na stránkách Microsoftu.  

• Pro firmy a organizace, které požadují vyšší úroveň správy e-mailů a souborů pak Microsoft nabízí doplňkové řešení v podobě Purview. Některé funkce jsou součástí vyšších plánů jako je Microsoft 365 E5 nebo lze dokoupit jako doplněk. Více o Microsoft Purview se dočtete na stránkách Microsoftu.  

Jaké jsou varianty zálohování Microsoft 365 

• Nezálohovat a spoléhat se na retenční politiky Microsoftu. Tato varianta nevyžaduje žádné dodatečné náklady. Nevýhodou je, že v případě požadavku na obnovu dat toho moc neobnovíte. 

• Pořídit si vyšší plány Microsoft 365 a využívat Purview funkcionality, včetně retenčních politik, retenčních labelů, eDiscovery nástrojů. Tato varianta je poměrně nákladná, ale v případě, že využijete další funkce v rámci těchto předplatných, dává smysl zvážit tuto variantu. 

• Microsoft 365 Backup je nová varianta zálohování přímo od Microsoftu. Výhodou je přímá integrace s prostředím Microsoft 365, jistota, že data setrvávají v lokaci, kterou musíte například z právních a regulačních důvodů dodržovat, rychlá obnova dat v případě většího incidentu. Jako nevýhody lze zmínit cenu, kdy za 1 GB zálohovaných dat zaplatíte 0,15 USD bez DPH za měsíc, na 1 TB to pak vychází na 153,60 USD/měsíčně bez DPH. Do objemu dat se počítají jak e-mailové schránky, tak data na OneDrivu a SharePointu, které chcete zálohovat. Objem pak může být poměrně velký a celkové náklady na zálohování relativně vysoké. Další nevýhodou je krátká retenční politika, která je pouze v rozsahu 1 roku. Detailní informace o této variantě najdete na stránkách Microsoftu.   

• Nástroje zálohování třetích stran – výčet není úplný, uvádíme pouze služby, s kterými máme praktickou zkušenost:

  • Zálohování pomocí NAS serveru Synology. Pro toto řešení je zapotřebí pořídit vhodnou verzi NAS serveru Synology, která podporuje zálohování Microsoft 365 (DSM 6.1-15217 a vyšší). Po pořízení vhodného NAS serveru už nemusíte platit žádné další licenční poplatky a jediným limitujícím faktorem je velikost úložného prostoru na NAS serveru. Obnovu dat pak máte ve vlastní režii, stejně jako provoz NAS serveru a musíte také počítat s pořizovacími náklady na toto řešení. Více informací na stránkách společnosti Synology.

  • Zálohování Veeam Backup pro Microsoft 365. Jedná se o jedno z řešení, kde formou předplatného platíte měsíčně poplatek zhruba 1,5 EUR/uživatel bez DPH a musíte dále zajistit úložiště. To může být buď formou vlastního on-prem úložiště nebo využít úložiště na některém public cloudu (Microsoft Azure, AWS, Google, IBM). Tato varianta je vhodná v případě, že máte dostatečnou interní kapacitu datového úložiště nebo důvody vytvářet zálohu dat interně. Více o tomto řešení na stránkách společnosti Veeam.

  • Zálohování formou předplatného na měsíční bázi za uživatele, včetně datového úložiště. Výhodou jsou jasně definované náklady 2,95 EUR/uživatel/měsíc, možnost zvolit si různé retenční politiky 1, 3, 5 nebo 10 let (jak dlouho budou data v záloze dostupná za předpokladu, že službu platím). Pro zálohování je využit Veeam Backup pro Microsoft 365 a datové úložiště IBM, lokace se vybírá v rámci EU regionu, tak aby data zůstávala v rámci EU s ohledem na právní požadavky. Další výhodou je, že nedochází k jakékoli zátěži lokální datové linky, zálohy se dělají 1 denně v rámci datových center Microsoftu a IBM a obnovu dat pak může dělat buď konkrétní uživatel nebo správce IT. Obnovit lze i jednotlivý e-mail, soubor nebo celé složky.

Shrnutí

Má tedy smysl zálohovat prostředí Microsoft 365 či nikoliv? Odpověď na tuto otázku není úplně jednoduchá a je potřeba se zamyslet nad tím, co by se stalo, kdyby došlo ke ztrátě dat a jaký by to mělo dopad na celou organizaci. Zálohování dat pak lze také řešit jen pro vybrané lidi, kde ztráta dat představuje větší riziko, například oddělení financí, HR, obchod a management společnosti. Dalším faktorem, který od roku 2025 vstupuje do diskuze, je soulad se směrnicí NIS2 a Zákonem o kybernetické bezpečnosti. Doporučení za nás je minimálně otevřít diskuzi nad tímto tématem, probrat jednotlivé možnosti z pohledu technického a finančního dopadu na organizaci a následně udělat kvalifikované rozhodnutí. 

V případě zájmu nás neváhejte kontaktovat, rádi s vámi projdeme jednotlivé varianty zálohování. Společně pak vybereme optimální variantu pro vás.