Jak efektivně využít integrace Business Central a Teams?

Business Central nabízí spoustu výhod vyplývajících z integrace s různými aplikacemi v rámci M365. V tomto článku se stručně podíváme na to zajímavou funkcionalitu, která je dostupná pro aplikaci Teams.

Co je to Microsoft Teams?

Teams je platforma pro spolupráci a komunikaci, která integruje chat, video schůzky, úložiště souborů a aplikace. Umožňuje týmům efektivně spolupracovat v reálném čase, sdílet dokumenty a organizovat schůzky. Teams nabízí možnost vytvářet různé kanály pro oddělení projektů a týmových aktivit, podporuje integraci s mnoha aplikacemi třetích stran a je úzce propojen s ostatními službami Microsoft 365, jako jsou Outlook, SharePoint a OneDrive.

Integrace mezi Business Central a Teams nabízí funkce využitelné jak z prostředí Teams, tak z prostředí Business Central.

Využití funkcionality Business Central v prostředí Teams

V Rámci aplikace Teams jsou zpravidla nejčastěji využívány různé projektové kanály a také chaty se spolupracovníky. Z obou těchto částí je možné využít tyto funkcionality

Vyhledávání kontaktů zákazníků a dodavatelů: Tuto praktickou funkcionalitu využijete při komunikaci s kolegy, pokud chcete ze systému Business Central rychle v diskusi nebo při psaní příspěvku na nástěnku kanálu vyhledat firemní údaje nebo kontakty na klíčové osoby vašich zákazníků a vložit do konverzace nebo na nástěnku aktivní kartu s daty načtenými z Business Central. Vyhledávací okno spustíte vpravo dole vedle okna na psaní textu do konverzace, stiskem tlačítka [+] a vyhledáním aplikace Business Central.

Publikace jakékoliv stránky z Business Central do chatu nebo příspěvku v kanálů. Tato funkce má ohromný potenciál. Můžete totiž její pomocí zpřístupnit funkcionalitu Business Central do Teamsu i pro uživatele, kteří ani nemají licenci Business Central. Například potřebujete připnout do konverzace nafiltrovaný seznam prodejních objednávek, nebo seznam produktů z nějaké specifické kategorie. Jediné co pro to musíte udělat je kliknout na ikonku [+] v horní části obrazovky kanálu nebo chatu a vybrat aplikaci Business Central. Průvodce Vás pak provede výběrem obsahu a přednastaveného filtru. Můžete také vložit URL adresu konkrétní stránky kdekoliv z Business Central.

V aplikaci Business Central má uživatel pracující s konkrétním záznamem (například karta konkrétního zboží) nebo seznamem nějakých dat (například nafiltrovaný seznam zboží) možnost nasdílet data na obrazovce některému s kolegů. U tímto způsobem lze v Teams nasdílet data uživateli který nemá aktivní licenci Business Central. Máte obecně 2 možnosti jak to udělat:

Přímo v okně v Business Central kliknout na ikonku sdílení dat a vybrat volbu „Sdílet v Teams“. Otevře se okno s výběrem kam lze stránku publikovat. Stránku lze sdílet konkrétnímu uživateli, do skupinového chatu, a nebo ji lze připnout do příspěvků kanálu.

Druhá, trochu obecnější možnost je při sdílení vybrat možnost „Kopírovat odkaz“. DO schránky se Vám zkopíruje odkaz na danou kartu nebo nafiltrovaný seznam v Business Central a vy máte ji potom vložit do jakékoliv Teams komunikace, ale také klidně do nějakého dokumentu a nebo mailu. V Teamsu se nenačte pouze odkaz, ale Teams umí identifikovat že jde o odkaz z Business Central a přímo v konverzaci nebo příspěvku zobrazí aktivní kartu s daty.

Administrátoři mají samozřejmě v administrátorském centru nastavit, kteří uživatelé mají přístup k datům Business Central, aby se nasdílená data nedostala do nepovolaných rukou.

Další kapitolou využití Teamsu je možnost automatizace v procesech Business Central pomocí Power Automate, ale této problematice bude věnován některý z dalších článků.

Na závěr shrnutí hlavních výhod vzájemné integrace mezi Business Central a Teams: