Příklad situace:

• Zboží od dodavatele přijde později: Máte v prodejní objednávce položku, která je závislá na dodávce od dodavatele. Dodavatel vás informuje, že zboží přijde později, a vy potřebujete nastavit upomínku, abyste v konkrétní den ověřili, zda zboží dorazilo.
• Zákazník požaduje specifický termín dodání: Zákazník zadává objednávku s požadavkem na dodání zboží v konkrétní den nebo čas. Chcete si nastavit připomenutí, abyste na tuto objednávku nezapomněli a připravili vše včas.

Řešení pomocí Power Automate

Pomocí Power Automate můžete snadno nastavit automatizaci, která vám vygeneruje úkol v Outlooku přímo z prodejní objednávky v Business Central. Když zjistíte, že chcete sledovat některou z objednávek nebo její část, jednoduše kliknete na tlačítko v prodejní objednávce. Automatizace pak vytvoří úkol v Outlooku s konkrétním termínem a přidá odkaz na původní objednávku, abyste ji mohli rychle otevřít a zobrazit podrobnosti.

V Microsoft Dynamics 365 Business Central najdete na každé kartě v menu volbu Automatizovat, která vám umožňuje snadno vytvářet a spravovat automatizace přímo z prostředí aplikace. Tato funkce je klíčová pro zefektivnění opakujících se úkolů a propojení Business Central s dalšími aplikacemi v rámci ekosystému Microsoft, jako jsou například aplikace Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, atd). Pomocí této volby můžete buď vybrat z předdefinovaných šablon automatizací, nebo vytvořit zcela novou automatizaci ručně, která vyhovuje vašim specifickým potřebám.

Jakmile novou automatizaci nakonfigurujete, můžete ji snadno připnout do nabídky akcí v Business Centralu, abyste k ní měli rychlý přístup a mohli ji kdykoli spustit. Tato flexibilita umožňuje uživatelům Business Central nejen automatizovat opakující se procesy, jako jsou notifikace nebo vytvoření úkolů, ale také lépe přizpůsobit pracovní prostředí tak, aby co nejlépe odpovídalo jejich každodenním potřebám.

Jak to funguje?

1. Akce v prodejní objednávce: V Business Central máte v menu prodejní objednávky připravenou akci, které spustí Power Automate proces.
2. Parametry: V Business Centralu v panelu po pravé straně můžete požadovat nějaké dodatečné parametry, které budou v automatizaci potřeba a které nejsou dostupné v existujícím formuláři – například termín nově vytvářeného úkolu.
3. Automatické vytvoření úkolu: Po kliknutí na toto tlačítko Power Automate vytvoří úkol v Outlooku (nebo propojené aplikaci Microsoft To Do), kde bude datum a čas, který jste zadali, a odkaz na prodejní objednávku, ze které úkol vznikl, abyste měli rychlý přístup k detailům.
4. Připomínka na úkol: Outlook nebo aplikace Microsoft To Do vás pak v předem stanoveném čase upozorní, že je potřeba zkontrolovat nebo upravit objednávku.
5. Link na prodejní objednávku: Pomocí linku se snadno a rychle prokliknete do konkrétní objednávky, které se daný úkol týká

Ukázka přípravy řešení krok za krokem

Krok 1. Vytvoření Power Automate Flow

Nejprve si vytvoříme Power Automate Flow, který bude reagovat na kliknutí na tlačítko v Business Central.

V Business Centralu v kartě prodejní objednávky klikněte na Automatizovat – Power Automate – Vytvoření akce na základě toku:

Nyní nepoužijeme existující předdefinované šablony Power Automate ale klikneme na

[+ Vytvořit od začátku]

Krok 2: Definice kroků procesu

Budeme potřebovat následující kroky:

• Business Central: For a selected record (V3) – tento krok tam již bude připravený
  • Ze kterého okna se proces spouští
• Business Central: Get record (V3)
  • Získat data z aktuálního formuláře (prodejní objednávka)
• Business Central: Get url (V3)
  • Získat URL na aktuální záznam (prodejní objednávku)
• Microsoft To Do: Add a to-do (V3)
  • Vytvoření úkolu v Outlooku / aplikaci To Do

Nový krok přidáte klikem na tlačítko [+]

Vyhledat “business Central” a zvolit potřebnou akci:

Tento postup opakovat pro všechny potřebné kroky

Krok 3: Nastavení parametrů pro jednotlivé kroky

Na všech krocích týkajících se Business Centralu je potřeba zadat hodnoty v polích:

• Environment Name – prostředí Business Centralu v tenantu
• Company Name – společnost ve vybraném prostředí

V jednotlivých krocích jsou pak potřeba nastavit další údaje:

• Business Central: For a selected record (V3)
  • Parametry, které Business Central navrhne k vyplnění
    • My v našem případě potřebujeme Termín úkolu (typ pole Datum)
  • Page or Table – definuje nad daty které tabulky nebo formuláře se Power Automate krok nabízí
    • Zadáme hodnotu PAGE42 protože chceme ab se akce nabízela ve formuláři prodejní objednávky

• Business Central: Get record (V3)
  • API Category: v2.0 (kategorie API, které API služby budou využity)
  • Table Name: salesOrders (vzbereme API službu pro prodejní objednávky)
  • RowID: System Id (identifikátor záznamu prodení objednávky, tuto hodnotu vrací první krok For a selected record (V3))
• Business Central: Get url (V3)
  • Page: 42 (ID stránky karty prodejní objednávky)
  • RowID: System Id (identifikátor záznamu prodení objednávky, tuto hodnotu vrací první krok For a selected record (V3))
• Microsoft To Do: Add a to-do (V3)
  • Vyplníme parametry a hodnoty podle následujícího obrázku:

Krok 4: Pojmenovat a uložit Power Automate proces

Název procesu lze zadat vlevo nahoře a poté uložit tlačítkam v pravo nahoře:

V Business Centralu se objeví nová akce v menu Automatizovat. Tuto akci v menu si dále můžete v režimu Přizpůsobení přesunout do jiné sekce v menu aby například byla více na očích.

Zkouška nově vytvořeného procesu Power Automate

Tak a máme novou akci hotovou, můžeme ji vytkoušet. Po spuštění akce “Zkontrolovat objednávku (úkol)” se systém Business Central nejprve dotáže uživatele na parametry v postranník okně:

A po kliku na tlačítko “Spustit tok” vpravo dojde k vytvoření nového úkolu. Můžete jej otevřít z Outlooku a nebo z aplikace Microsoft To Do:

V detailu úkolu je pak proklik na záznam v Business Centralu

Propojení Business Central s Power Automate otevírá nové možnosti pro automatizaci a zefektivnění vašich obchodních procesů. Ať už se jedná o generování úkolů z prodejních objednávek, automatizaci schvalovacích procesů, nebo vytváření upozornění na důležité termíny, Power Automate vám pomůže ušetřit čas, snížit riziko chyb a zvýšit produktivitu. S intuitivním rozhraním přímo v Business Central a možností využít předpřipravené šablony nebo vytvořit vlastní automatizace na míru, je nyní snadnější než kdy dříve optimalizovat vaše pracovní postupy. Začněte experimentovat s automatizací již dnes a objevte, jak může transformovat vaši každodenní práci v Business Central.